Yetkili Satıcı Belgesi” istenilmesi ile ilgili dikkat edilmesi gereken hususlar

İdarelerce yetkili satıcı belgesi isteminde dikkat edilmesi gereken önemli bir husus yetkili satıcı belgesine ilişkin ihale dokümanında nasıl bir düzenleme yapılacağıdır. Çünkü; yapılacak düzenleme belge ile birlikte belgelerin istemine dair ayrıntıları içerebilecek ya da sadece belgenin istemiyle sınırlı kalınacaktır.

Öyleyse ana kural ihale dokümanındaki kurallara göre değişmektedir; Konuya ilişkin incelemede öncelikle İhale dokümanının 7.5.2.maddesine bakılacaktır. Madde de örneğin; “7.5.2. İsteklinin alım konusu malı teklif etmeye yetkisinin bulunup bulunmadığını belgelendirmesi gerekir. Bu çerçevede istekli aşağıdaki bentlerde yer alan belgelerden kendi durumuna uygun olan belge veya belgeleri sunabilir:

a) İstekli imalatçı ise imalatçı olduğunu gösteren belge veya belgeler,

b) İstekli yetkili satıcı veya yetkili temsilci ise yetkili satıcı ya da yetkili temsilci olduğunu gösteren belge veya belgeler,

c) İstekli Türkiye’de serbest bölgelerde faaliyet gösteriyor ise yukarıdaki belgelerden biriyle birlikte sunduğu serbest bölge faaliyet belgesi.

İş ortaklığında ortaklardan birinin, teklif edilen mala veya mallara ilişkin imalatçı veya yetkili satıcı ya da yetkili temsilci olduğunu gösteren belgelerden birini sunması yeterlidir.

İsteklinin imalatçı olduğunu gösteren belge veya belgeler ise şunlardır:

a) Aday veya istekli adına düzenlenen Sanayi Sicil Belgesi,

b) Adayın veya isteklinin üyesi olduğu meslek odası tarafından aday veya istekli adına düzenlenen c) Adayın veya isteklinin kayıtlı olduğu meslek odası tarafından aday veya istekli adına düzenlenen İmalat Yeterlik Belgesi,

ç) Adayın veya isteklinin kayıtlı olduğu meslek odası tarafından aday veya istekli adına düzenlenmiş ve teklif ettiği mala ilişkin Yerli Malı Belgesi

d)Adayın veya isteklinin alım konusu malı ürettiğine ilişkin olarak ilgili mevzuat uyarınca yetkili kurum veya kuruluşlarca düzenlenen ve aday veya isteklinin üretici veya imalatçı olduğunu gösteren belgeler” düzenlemesine yer verilmekle yetinilmiş ise bu durumda maddede yer alan “b) İstekli yetkili satıcı veya yetkili temsilci ise yetkili satıcı ya da yetkili temsilci olduğunu gösteren belge veya belgeler,”düzenlemesinde yetkili satıcı olduğuna dair belge veya belgeler sunulmasının istediği ancak belge ekinde sunulması gereken ne gibi belgeler olduğuna dair idarece hazırlanan dokümanda belirleme olmadığı anlaşılacaktır. Konuya ilişkin çok sayıda Kamu İhale Kurulu kararı incelendiğinde, bu kararlar ışığında bakıldığında yukarıdaki gibi bir düzenlemede “yetkili satıcı” belge/yazısı dışında teklif zarfında başkaca belge sunmasına gerek olmadığı anlaşılır.

Kurul kararlarında yerleşmiş uygulamada “yetkili satıcılık belgesi” dışında başka belge istenip istenmeyeceği hususu idarece hazırlanan ihale dokümanına göre belirlenmektedir.

İhale dokümanında yukarıda alıntılanan idari şartnamenin 7.5.2.maddesinin standart kısmına yer veren ancak yetkili satıcılığa dair ek düzenleme yapılmayan durumlarda isteklilerin “yetkili satıcı  belgesi” dışında başka belge istenmez ve bu durumda teklifin değerlendirme dışı bırakılması söz konusu olamaz.

       Konuyu örneklersek Kamu İhale Kurulunun 21.02.2011 tarih ve 2011/UM.III-759sayılı kararında (2010/544429 ihale kayıt nolu ihalede) ihale dokümanında, “b) İsteklinin yetkili satıcı veya yetkili temsilci ise yetkili satıcı veya yetkili temsilci olduğu aşağıdaki belgeler ile tevsik edilir; 1.   İstekli tarafından teklif edilen malların üreticisi/imalatçısı veya ithal ürün ise yine imalatçısı veya ithalatçısı tarafından verilen yetkili satıcı veya satışa yetkili temsilcisi olduğuna dair imalatçı/ithalatçı tarafından düzenlenen belge, 2.   Yetkili satıcılık veya yetkili temsilci belgesi düzenleyen İmalatçıların imalatçı olduğu (a) maddesinde  belirtilen imalatçılığı gösterir belgeler ile tevsik edilir. (Kapasite raporu, Sanayi Sicil Belgesi, İmalat Yeterlilik Belgesi, Yerli Malı Belgesi,Yetkili kurum/kuruluşlardan alınan belgeler)3.    İsteklinin yetkili satıcı veya yetkili temsilci olduğunu gösterir belgelerde imzası bulunanların imza atmaya yetkili olduklarını gösterir imza beyannameleri/ imza sirküleri” şeklinde düzenlemelere yer verildiğinde, bu düzenleme gereğince “yetkili satıcı”lık ve temsilcilik kapsamında alt bayilik sözleşmesi, imalatçı konumundaki karşı tarafa ait imalatçılığı gösteren belgele ve belgeyi ilgili şirket müdürü adına vekaleten imzalayan kişiye ait imza beyannamesinin de eklenmesi bir gereklilik olarak ortaya çıkmakta ve veremeyen isteklinin elenmesi yerinde görülmektedir.  Ancak bu için ön şart yetkili satıcılığa ilişkin sunulacak ek belgelerin neler olduğunun dokümanda belirtilmesidir.

Söz konusu kurul kararı, dokümanda bu yönde düzenleme olduğu halde firmanın bu belgeleri sunmamasını elenme nedeni olarak kabul etmişken, bu yönde düzenleme bulunmayan dokümanlara dayalı ihalelerde ise yapılan elenmeler ise aşağıda sunacağımız kurul kararlarında örnekleyeceğimiz gibi geçersiz sayılmaktadır.

Şimdi de dokümanda yapılan düzenlemede “yetkili satıcı belgesi” istenirken, yetkili satıcı belgesi dışında istenecek diğer belgelerin belirtilmemesi durumunda yapılacak uygulamayı örnekleyelim;

1.     10.03.2011 tarih ve 2011/UM.I-949 kurul kararında sadece “b) İstekli “yetkili satıcı” veya yetkili temsilci ise “yetkili satıcı” yada yetkili temsilci olduğunu gösteren belge veya belgeler” şeklinde düzenleme yer almaktadır.” Bendine yer verilmişken, sunulan imza sirkülerindeki belgede temsile yönelik imza eksikliğinden dolayı eleme uygun görülmemiş ve belgeyi düzenleyen firmadan belgeyi imzalayanın yetkili olup olmadığının bilgi eksiliği kapsamında sorgulanması gerektiği ifade edilmiştir. Söz konusu karara (b) bendine göre istemin “teklifinde yetkili belgesi” sunmak şeklinde tezahür ettiğini kabul edilmiştir.

2.     10.01.2013 tarih ve 2013/UM.III-190 kurul kararında ise;“İhalenin başvuru konusu kısmına en düşük fiyatı teklif eden Fide Medikal Mlz. – Necati Örküp’ün teklifinin, İdari Şartnamenin 7.5.2.b maddesinde sunulması gerektiği belirtilen yetkili satıcı veya yetkili temsilci olduğunu gösteren yetki belgesini sunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldıkları anlaşılmıştır… anılan isteklinin teklif dosyası kapsamında 3A Medikal San. ve Tic. A.Ş.nin temsilcisi olduklarını belirttiği “Diemme ürünlerini temsilen” Fide Medikal Mlz. – Necati Örküp’ü başvuru konusu ihaleye teklif vermeye yetkili kıldığına dair yazı bulunduğu tespit edilmiştir. Söz konusu yazı İdari Şartnamenin 7.5.2 maddesinin (b) bendinde ifade edilen yetkili satıcı olduğunu gösteren belge niteliğinde olduğundan, yukarıda belirtilen gerekçe ile anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması, şikâyet konusu ile ilgili olarak yapılan inceleme kapsamında kaydedilen gerekçeler doğrultusunda mevzuata aykırı bulunmuştur.” Bu kararda ihaleye girmeye dair verilen yazının dahi yeterli olduğu, yetkili satıcı belgesi adlı bir belge sunulmasa dahi aynı işlevi gördüğü ifade edilmektedir.

3.     05.12.2012 tarih ve 2012/UM.III-4681 sayılı kararında yine çeşitli ürünlerde sadece yetkili satıcı olduğuna dair belgenin  “söz konusu belgelerin tamamının kaşeli ve ıslak imzalı olduğu görülmüştür.” Denildikten sonra “ihale dokümanı gereği yetkili satıcılık belgesi veren firmaların imza sirkülerinin ve kapasite raporlarının sunulmasına gerek olmadığı anlaşılmıştır.” Böylece yetkili satıcı olduğunda dair belgenin dışında bir belge sunulması ihale dokümanında istenmediğinde sunulan imza sirkülerindeki eksiklik olsa da imza sirküleri sunulması gerekmediğinden firmanın elenmesi önlenmiştir.

4.     4.     30.10.2012 tarih ve 2012/UM.I-4118 sayılı, 14.02.2013 tarih ve 2013/UM.I-970 sayılı  ve 12.09.2012 tarih ve 2012/UM.II-3616sayılı kararlarda teklif dosyasında sadece yetkili satıcı olduğuna dair belgenin yeterli olduğu kabul edilmektedir.

5.      29.08.2012 tarih ve 2012/UM.III-3457 sayılı  kararında  ve 2012/ 52822 İhale kayıt nolu dokümanın içeriğine bakıldığında yukarıda belirtildiği üzere özel düzenleme yapılmadığından bahsedilmekte ve  “Ayrıca idari şartnamede, Kamu İhale Genel Tebliğinde olduğu gibi, isteklilerin imalatçı olduğunu gösteren belgeler özel olarak belirtilmişken, yetkili satıcı veya temsilci olduğunu gösteren belgelere ilişkin özel bir belirleme yapılmamıştır. Başvuru sahibinin İdari Şartnamenin 7.5.2 maddesinin gereği olarak,.. inceleme konusu ihaleye katılmasına yetkili kılındığına ilişkin yetki belgesi başlıklı yazıyı sunduğu anlaşılmıştır. İhaleye teklif veren başvuru sahibi İstanbul Elektronik – Halil Murat Gürbaz’ın teklif edilen cihazların yetkili satıcısı olduğunu belirten ve başvuru sahibinden ayrı bir tüzel kişilik olan üretici firma İstanbul Medikal Ltd. Şti.nden alınan söz konusu yazı, İdari Şartnamenin 7.5.2 nci maddesinin (b) bendinde ifade edilen yetkili satıcı olduğunu gösteren belge niteliğindedir. Ayrıca özel imalat süreci gerektiren mala ilişkin olmayan inceleme konusu ihalede mesleki ve teknik yeterlik kriteri kapsamında isteklilerden kapasite raporu istenmesine yönelik herhangi bir düzenleme bulunmadığı da dikkate alındığında; yetkili satıcı olarak ihaleye teklif veren başvuru sahibinin İdari Şartnamenin 7.5.2 nci maddesi uyarınca yetkili satıcı olduğuna ilişkin belge veya belgelerden başka bir belge sunmasına gerek bulunmamaktadır. Sonuç olarak teklif edilen cihazların imalatçısı olmayan ve imalatçı firmadan alınmış satışa ilişkin yetki belgesini sunan başvuru sahibinin teklifinin “idari şartnamenin 7.5.2.a maddesinde belirtilen; ‘istekli imalatçı ise imalatçı olduğunu gösteren belge veya belgeler sunmalıdır’ hükmüne istinaden belge sunmadığı” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması mevzuata aykırı bulunmuştur.” Denilmektedir. Böylece yetkili satıcının satacağı ürünün imalatçısına ilişkin belgeleri sunma zorunluluğu bulunmadığı ifade edilmektedir.

6.     11.07.2012 ve 2012/UM.III-2885 sayılı  kararda yetkili satıcıya ilişkin yazı ekinde imza sirküleri sunulmaması gerekçesiyle elenen şikayetçinin elenemeyeceği,“MAN Kamyon ve Otobüs Tic. A.Ş. tarafından düzenlenen ve MAN TGM 18.250 4×4 BB tipi aracın teklif edilebileceği hususunda başvuru sahibine yetki veren belgenin, belgelerin sunuluş şekline uygun olduğu, belgede yetkili sıfatıyla imzası bulunan kişilere ait imza sirkülerinin de ayrıca belge ekinde sunulması gerektiğine ilişkin gerek idari şartnamede gerekse mal alımlarına ilişkin ihale mevzuatında bir düzenleme bulunmadığından yetki belgesi ekinde imza sirkülerinin sunulmadığı gerekçesiyle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına yönelik idarenin gerekçesinin yerinde olmadığı…”Sonucuna varmıştır.

7.     6.06.2011 tarih ve 2011/UM.II-1842 sayılı kararda; idari şartnamede isteklilerin yetkili satıcı olmaları durumunda, yetkili satıcı belgesine ek olarak tevsik edici herhangi bir belge talep edilmediğinden, söz konusu husus esasa etkili görülmemiştir.

İdari şartnamenin anılan maddesi uyarınca teklif mektubu ekinde sunulması zorunlu bir belge niteliğinde olmayan söz konusu belgenin, belgelerin sunuluş şekline uygun olmadığı gerekçesiyle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işlemi yerinde olmaz.